Neues Outlook Add-In
Einrichtung einer Direktverbindung
Beachten Sie
Für die Nutzung einer Direktverbindung benötigen Sie die aktuelle cobra CRM Version 2025 R3.
Einstellungen in cobra CRM
Damit Benutzer das neue Outlook Add-In mit Direktverbindung verwenden können, muss Ihr Administrator einige Einstellungen in cobra CRM (ab Version 2025 Release 3) vornehmen.
- Öffnen Sie Ihr cobra CRM.
cobra »Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen«
- Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen: Kommunikation«.
Hier aktivieren Sie für alle cobra Benutzer die Möglichkeit, das neue cobra Outlook Add-in zu verwenden. Bei der Installation wird ein Standardport (Port »29885«) vergeben, der auch für alle Benutzer aktiviert ist.
- Nehmen Sie Ihre Einstellungen vor und speichern Sie diese anschließend.
cobra »Datenbank: Allgemeine Einstellungen«
- Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Allgemeine Einstellungen: Outlook-Add-In neu«.
Das Outlook-Add-in versucht, eine E-Mail anhand der E-Mail-Adresse des Absenders oder Empfängers einer cobra Adresse zuzuordnen. Für die Suche werden standardmäßig alle E-Mail-Felder der Adresstabelle verwendet.
Hier können Sie einzelne E-Mail-Felder von der Suche ausschließen, wenn diese beispielsweise für interne Zwecke genutzt werden und nicht dabei helfen, eine Adresse zu finden.
- Nehmen Sie Ihre Einstellungen vor und speichern Sie diese anschließend.
Einstellungen des Benutzers im Outlook Add-In
- Öffnen Sie das cobra Outlook Add-In in Ihrem Outlook.
- Klicken Sie auf das Symbol »⚙️«, um die Einstellungen aufzurufen.
- Geben Sie das Passwort des cobra Benutzers ein, der das Outlook-Add-In in Verbindung mit cobra auf diesem System verwenden soll.
- Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche »Verbinden«, um die Verbindung zu Ihrem cobra CRM herzustellen.
Beachten Sie
- Die Passwort-Abfrage muss in Cobra aktiviert sein, damit das Outlook-Add-In funktioniert – unabhängig von der Art der Benutzerverwaltung.
- Das Passwort des lokal in cobra CRM angemeldeten Benutzers ist erforderlich.
Wenn die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, stehen Ihnen weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Beachten Sie
- Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens Lesezugriff auf die Outlook-Kategorien haben.
- Sie können auch eigene Kategorien verwenden, die bei der Zuordnung in der E-Mail hinterlegt werden. Wenn Sie neben Ihrem persönlichen E-Mail-Account auch Zugriff auf öffentliche Postfächer (Shared Mailboxes) haben, muss dieses Postfach dieselbe Kategorie nutzen. Sollten Sie keine Berechtigung zur Anlage von Kategorien haben, kontaktieren Sie Ihren Administrator.
Einen eigenen Port für die Direktverbindung einstellen
Wenn Sie einen anderen Port für Ihr Unternehmen verwenden möchten, können Sie diesen in den cobra Systemeinstellungen hinterlegen.
Anschließend ist es jedoch notwendig, auf jedem Client manuell einzugreifen, damit das Outlook-Add-in weiterhin funktioniert.
- Öffnen Sie Ihr cobra CRM.
- Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen: Kommunikation«.
- Klicken Sie auf »Port ändern«.
- Tragen Sie den gewünschten Port ein.
Beachten Sie
Sie erhalten einen »netsh«-Befehl, den Sie durch einen Klick auf das »🗎«-Symbol kopieren können.
Wenn Sie den Port ändern, müssen Sie auf jedem Client den Befehl ausführen, der Ihnen in diesem Dialog angezeigt wird.
- Klicken Sie abschließend auf »Port ändern«, um Ihre Einstellung zu übernehmen.
Wenn Sie in den cobra Systemeinstellungen einen anderen Port eingestellt haben, müssen Sie diesen auch im cobra Outlook-Add-In hinterlegen.
- Rufen Sie die Einstellungen in Ihrem cobra Outlook Add-In auf.
- Tragen Sie den entsprechenden Port ein.
- Klicken Sie abschließend auf »Verbinden«.
