cobra CRM Add-in für Outlook (Direktverbindung)

Einstellungen in cobra Outlook Add-In

Öffnen Sie das cobra Outlook Add-In über die Menüleiste in Ihrem Outlook.
- Alternativ können Sie eine beliebige E-Mail öffnen und bekommen den Befehl dann hier angezeigt.

cobra Outlook Add-In Direktverbindung Menueleiste

Beachten Sie

Der Befehl ist nur dann aktiv, wenn Sie eine E-Mail ausgewählt haben und die Vorschau aktiv ist.

Klicken Sie auf das Symbol »⚙️«, um die Einstellungen aufzurufen.

cobra Outlook Add-In Direktverbindung Einstellungen

Das cobra Outlook Add-In bietet zwei Möglichkeiten, um E-Mails in der cobra Kontakthistorie abzulegen.

Funktion
Direktverbindung	Für die Nutzung der Direktverbindung muss ein lokal installiertes und geöffnetes cobra CRM vorhanden sein. Da alle Aktionen im Namen des cobra Benutzers ausgeführt werden, wird das Passwort des Benutzers im Outlook Add-In abgefragt. Damit die Nutzung möglich ist, sind in den cobra Systemeinstellungen und den allgemeinen Datenbankeinstellungen bestimmte Optionen zu aktivieren.
CXM WEB CONNECT	Die Ablage von E-Mails über CXM WEB CONNECT funktioniert ohne lokal installiertes cobra CRM. Sie setzt jedoch die Nutzung von CXM WEB CONNECT mit den entsprechenden Endpunkten voraus. In Abhängigkeit der Internetverbindung kann die Geschwindigkeit geringer ausfallen.

Direktverbindung in cobra CRM konfigurieren

Damit Benutzer das neue Outlook Add-In mit Direktverbindung verwenden können, muss Ihr Administrator einige Einstellungen in cobra CRM (ab Version 2025 Release 3) vornehmen.

Öffnen Sie Ihr cobra CRM.

cobra »Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen«

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen: Kommunikation«.

Hier aktivieren Sie für alle cobra Benutzer die Möglichkeit, das neue cobra Outlook Add-in zu verwenden. Bei der Installation wird ein Standardport (Port »29885«) vergeben, der auch für alle Benutzer aktiviert ist.

cobra Outlook Add-In Direktverbindung Einstellungen cobra CRM Systemweite Einstellungen Systemeinstellungen

Nehmen Sie Ihre Einstellungen vor und speichern Sie diese anschließend.

cobra »Datenbank: Allgemeine Einstellungen«

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Allgemeine Einstellungen: Outlook-Add-In neu«.

Das Outlook-Add-in versucht, eine E-Mail anhand der E-Mail-Adresse des Absenders oder Empfängers einer cobra Adresse zuzuordnen. Für die Suche werden standardmäßig alle E-Mail-Felder der Adresstabelle verwendet.

Hier können Sie einzelne E-Mail-Felder von der Suche ausschließen, wenn diese beispielsweise für interne Zwecke genutzt werden und nicht dabei helfen, eine Adresse zu finden.

cobra Outlook Add-In Direktverbindung Einstellungen cobra CRM Datenbank Allgemeine Einstellungen

Nehmen Sie Ihre Einstellungen vor und speichern Sie diese anschließend.

Einstellungen des Benutzers im Outlook Add-In

Öffnen Sie das cobra Outlook Add-In in Ihrem Outlook.
Klicken Sie auf das Symbol »⚙️«, um die Einstellungen aufzurufen.

cobra Outlook Add-In Direktverbindung Einstellungen Benutzer Passwort

Geben Sie das Passwort des cobra Benutzers ein, der das Outlook-Add-In in Verbindung mit cobra auf diesem System verwenden soll.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche »Verbinden«, um die Verbindung zu Ihrem cobra CRM herzustellen.

Beachten Sie

Die Passwort-Abfrage muss in Cobra aktiviert sein, damit das Outlook-Add-In funktioniert – unabhängig von der Art der Benutzerverwaltung.

Wenn die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, stehen Ihnen weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

cobra Outlook Add-In Direktverbindung Einstellungen Benutzer Kategorien Anhaenge

Funktion
Zugeordnet in cobra CRM	Es wird automatisch die neue Kategorie »Zugeordnet in cobra CRM« erstellt. Sie können jedoch auch eine beliebige andere Kategorie verwenden, die bereits in Ihrem Outlook-Konto hinterlegt ist.
Mails als EML-Datei anhängen	Sie können festlegen, ob die E-Mails als Anhang zum jeweiligen Kontakt gespeichert werden sollen. (Diese Option setzt die Aktivierung der cobra Dokumentenverwaltung voraus.)

Beachten Sie

Sie können auch eigene Kategorien verwenden, die bei der Zuordnung in der E-Mail hinterlegt werden. Wenn Sie neben Ihrem persönlichen E-Mail-Account auch Zugriff auf öffentliche Postfächer (Shared Mailboxes) haben, muss dieses Postfach dieselbe Kategorie nutzen. Sollten Sie keine Berechtigung zur Anlage von Kategorien haben, kontaktieren Sie Ihren Administrator.

Einen eigenen Port für die Direktverbindung einstellen

Wenn Sie einen anderen Port für Ihr Unternehmen verwenden möchten, können Sie diesen in den cobra Systemeinstellungen hinterlegen.

Anschließend ist es jedoch notwendig, auf jedem Client manuell einzugreifen, damit das Outlook-Add-in weiterhin funktioniert.

Öffnen Sie Ihr cobra CRM.
Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen: Kommunikation«.
Klicken Sie auf »Port ändern«.
Tragen Sie den gewünschten Port ein.

Beachten Sie

Sie erhalten einen »netsh«-Befehl, den Sie durch einen Klick auf das »🗎«-Symbol kopieren können.

Wenn Sie den Port ändern, müssen Sie auf jedem Client den Befehl ausführen, der Ihnen in diesem Dialog angezeigt wird.

Klicken Sie abschließend auf »Port ändern«, um Ihre Einstellung zu übernehmen.

cobra Outlook Add-In Direktverbindung cobra CRM Systemweite Einstellungen Systemeinstellungen eigener Port

Wenn Sie in den cobra Systemeinstellungen einen anderen Port eingestellt haben, müssen Sie diesen auch im cobra Outlook-Add-In hinterlegen.

Rufen Sie die Einstellungen in Ihrem cobra Outlook Add-In auf.
Tragen Sie den entsprechenden Port ein.
Klicken Sie abschließend auf »Verbinden«.